Studiu de caz – Interbrands M&D

Studii de caz

 

INTERBRANDS controlează costurile de transport și întreținere a flotei prin implementarea aplicației iTrack

Prin implementarea unei soluții personalizate de monitorizare a flotei auto, Interbrands obține un control mai bun al costurilor, creșterea productivității angajaților, automatizarea și eficientizarea rapoartelor din teren.

Despre companie

SC INTERBRANDS Marketing & Distribution S.R.L este cea mai mare companie de distribuție din România, partener și distribuitor principal al celor mai mari producători de bunuri de larg consum din lume: Procter&Gamble, Nestle, Kotanyi, British American Tobacco, etc. Interbrands este parte a grupului Sarkis care mai desfășoară activități în Cipru, Bulgaria, Rusia, Belarus, Dubai și Mongolia.

Flota: Peste 500 vehicule.

Provocări

  • Monitorizarea și centralizarea informațiilor despre fiecare mașină din flota INTERBRANDS, a orelor productive ale șoferilor și reducerea timpilor alocați agregării și raportării datelor
  • Îmbunătățirea randamentului fiecărei mașini în parte

Situația inițială

Din poziția de partener cheie pentru cei mai mari producători de larg consum din lume, INTERBRANDS se confrunta cu gestionarea unei flote auto numeroase și răspândite, proces care constituia o adevărată provocare, generând cheltuieli de întreținere și carburant substanțiale și greu de controlat. Mai mulți indicatori arătau clar că eficiența parcului auto poate fi îmbunătățită:

  • Echipa de management a observat că volumul de muncă implicat în raportarea situației legate de flotă și completarea foilor de parcurs era foarte mare, întrucât totul se făcea manual în cele 30 de filiale răspândite în toată țara, iar apoi se centraliza la sediul companiei.
  • Se observau discrepanțe între situația reală și rapoartele personalului legate de numărul de kilometri parcurși și orele suplimentare efectuate, diferențe care pentru a fi dovedite punctual necesitau un proces mult prea complex pentru a putea fi implementat la nivelul întregii flote auto.

Soluția

În urma unei perioade de testare a soluției, compania a decis implementarea soluției iTrack și integrarea acesteia cu sistemele existente de evaluare și control.

Datorită numărului mare de autovehicule și activității intense, am elaborat un program personalizat, agreat împreună cu clientul, pentru instalarea echipamentelor de către echipele mobile fără a afecta programul normal de lucru.

Pentru securitate și în vederea unor dezvoltări ulterioare, aplicația a fost instalată pe servere care au fost adăugate în infrastructura IT existentă.

Astfel, aplicația iTrack a fost integrată cu sistemul existent de management al flotei, pentru evidența corectă a distanțelor parcurse și alocarea automată a șoferilor.

În urma integrărilor și personalizării funcționalităților soluției iTrack conform nevoilor companiei, foaia de parcurs este generată automat și conține toate informațiile necesare departamentului financiar-contabil pentru calificarea cheltuielilor și TVA-ului aferent folosirii vehiculelor rutiere. De asemenea, raportul de activitate a fiecărui șofer oferă toate informațiile referitoare la distanțele parcurse de acesta în interes personal și de serviciu, ținând cont și de datele primite de la HR: concedii și zile libere.

 

Rezultate:

  • Reducerea timpului dedicat completării, operării și transmiterii de rapoarte

Încă din primele zile de la implementare s-a observat o scădere a volumului de muncă dedicat administrării rapoartelor atât la personalul administrativ cât și la soferi.

  • Creșterea productivității angajaților și reducerea volumului de muncă

Datorită transferului a numeroase operațiuni către aplicația iTrack s-au eliberat ore de muncă săptămânale care au putut fi alocate sarcinilor restante și creșterii calității serviciilor, observându-se o creștere per total a productivității angajaților.

  • Creșterea rapidității în operare și raportare a departamentului

Factorii de decizie din companie primesc, datorită sistemului iTrack, raportările necesare în timp real, rapoarte bazate pe numeroși parametri până atunci nemăsurați și neevaluați. Astfel, au putut fi făcute analize comparative între zone de distribuție și au putut fi făcute recalculări ale traseelor. Au fost identificate mult mai ușor zonele de distribuție mai puțin eficiente față de media generală.

  • Creșterea gradului de control asupra activității și evidența exactă a utilizării flotei

Prin sistemul iTrack s-a putut observa care era timpul efectiv de muncă al șoferilor și în ce mod erau utilizate autovehiculele. Acest lucru a permis echipei de management să intervină la nivelul echipei operative și să rezolve situația într-un mod amiabil. Doar simpla instalare a sistemelor de tracking a dus la creșterea productivității, scăderea costurilor suplimentare și la o acuratețe mai mare în rapoartele primite.

  • Integrarea cu sistemele existente

Prin integrarea cu sistemele existente, fluxul de informații între departamente a devenit mult mai eficient, iar raportările au căpătat consistență prin coroborarea mai multor parametri din zone diferite ale activității.